Hướng dẫn sử dụng tính năng KHÓA SỔ

Để giúp chủ cửa hàng chốt được dữ liệu, báo cáo thống kê kết quả kinh doanh tại một thời điểm nào đó nhằm tránh việc dữ liệu bị thay đổi, cũng như hạn chế được việc nhận viên của mình gian lận, KiotViet hỗ trợ thêm tính năng KHÓA SỔ. Với tính năng mới này, người dùng sẽ không thể thao tác chỉnh sửa các giao dịch trước ngày khóa sổ hoặc sửa đổi các giao dịch về trước ngày khóa sổ.

I.           THIẾT LẬP TÍNH NĂNG

Để sử dụng được tính năng Khóa sổ, bạn cần thao tác bật tính năng này trong phần Thiết lập. Thao tác thực hiện như sau:

Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, chọn Thiết lập cửa hàng.

Chọn tab Thiết lập tính năng và tích chọn vào Tính năng khóa sổ.

Để thiết lập ngày khóa sổ cho một chi nhánh nào đó, bạn click và nút Chi tiết trong phần Tính năng khóa sổ.

Màn hình Thiết lập ngày khóa sổ hiển thị như sau:

Bạn thực hiện tích chọn vào các chi nhánh cần thiết lập rồi chọn ngày muốn khóa sổ của chi nhánh đó.

Sau khi chọn xong ngày khóa sổ cho 1 chi nhánh bất kỳ, bạn click lại vào ô vừa nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cho phép bạn áp dụng ngày vừa nhập cho tất cả các chi nhánh đã chọn.

Nếu bạn áp dụng ngày khóa sổ vừa thiết lập cho các chi nhánh đang chọn thì bạn thực hiện tích vào ô áp dụng cho các chi nhánh đang chọn, sau đó bấm OK để áp dụng. Còn không thì bạn bỏ qua thông báo này bằng cáck click ra ngoài.

Sau đó, click Lưu để lưu lại thông tin Khóa sổ vừa thiết lập.

Cuối cùng, click Lưu để hoàn tất việc thiết lập tính năng.

II.        HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC GIAO DỊCH KHI SỬ DỤNG THIẾT LẬP KHÓA SỔ

2.1.     Giao dịch: Đặt hàng

Hệ thống không áp dụng việc kiểm tra ngày khóa sổ đối với giao dịch Đặt hàng.

2.2.     Giao dịch: Hóa đơn

2.2.1.        Tạo hóa đơn mới

Đối với giao dịch tạo hóa đơn mới: hệ thống sẽ không cho phép hoàn thành giao dịch nếu bạn chọn ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi bấm Thanh toán thì hệ thống hiển thị thông báo lỗi.

Ví dụ: Ngày khóa sổ là 21/08/2017, ngày giao dịch là 10/08/2017 thì giao dịch này không thể thực hiện được.

2.2.2.        Đồng bộ hóa đơn Offline

Với những hóa đơn được tạo lúc offline mà có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Tại màn hình Đồng bộ phiếu, xuất hiện biểu tượng lỗi tại hóa đơn đó.

Click vào biểu tượng lỗi, hệ thống sẽ thông báo không thể bán hàng trước ngày khóa khóa sổ.

Nếu click Chọn hóa đơn đó để thực hiện đồng bộ, khi bấm Lưu (F9) thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Nếu bạn vẫn muốn đồng bộ được hóa đơn này, bạn cần Mở sổ cho chi nhánh này hoặc thay đổi ngày khóa sổ về trước ngày giao dịch bằng cách truy cập vào phần Thiết lập tính năng khóa sổ.

2.2.3.        Cập nhật hóa đơn

a.    Cập nhật hóa đơn được tạo trước ngày khóa sổ

Bạn không thể thực hiện việc chỉnh sửa hoặc cập nhật đối với các hóa đơn có ngày giao dịch trước thời gian khóa sổ. Khi thực hiện thay đổi và bấm Lưu, hệ thống sẽ thông báo lỗi.

b.   Cập nhật hóa đơn được tạo sau ngày khóa sổ

Với các hóa đơn đang có thời gian giao dịch sau ngày khóa sổ, hệ thống không cho phép thay đổi thời gian về trước ngày khóa sổ. Nếu bạn thực hiện thay đổi này, khi bấm Lưu hệ thống sẽ thông báo lỗi.

2.2.4.        Hủy hóa đơn

Hệ thống không cho phép hủy các hóa đơn có ngày giao dịch trước thời gian khóa sổ. Nếu bạn thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.3.     Giao dịch: Trả hàng

2.3.1.        Tạo mới phiếu trả hàng

Nếu bạn chọn thời gian tạo phiếu trả hàng trước ngày khóa sổ thì khi bấm Trả hàng hệ thống hiện thông báo lỗi.

2.3.2.        Đồng bộ phiếu trả hàng Offline

Hệ thống không cho phép đồng bộ đối với những phiếu trả hàng được tạo lúc offline mà có thời gian giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi đồng bộ, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

Ví dụ: Ngày khóa sổ là 31/08/2017, và giao dịch trả hàng Offline được tạo ngày 01/08/2017

Nếu bạn vẫn muốn đồng bộ được phiếu trả hàng này, bạn cần Mở sổ cho chi nhánh này hoặc thay đổi ngày khóa sổ về trước ngày giao dịch bằng cách truy cập vào phần Thiết lập tính năng khóa sổ.

2.3.3.        Cập nhật phiếu trả hàng

a.    Cập nhật phiếu trả hàng được tạo trước ngày khóa sổ

Hệ thống không cho phép cập nhật nếu phiếu trả hàng được tạo trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

b.   Cập nhật phiếu trả hàng được tạo sau ngày khóa sổ

Đối với phiếu trả hàng đang có thời gian giao dịch sau ngày khóa sổ, hệ thống không cho phép bạn đổi thời gian về trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện thì hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

2.3.4.        Hủy phiếu trả hàng

Hệ thống không cho phép hủy các phiếu trả hàng có thời gian giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ thông báo lỗi.

2.4.     Đồng bộ từ các hệ thống bên ngoài

Nếu cửa hàng có liên kết với các hệ thống bên ngoài (ví dụ: Haravan, Adayroi, Lazada) thì các giao dịch ở hệ thống này sẽ không thể đồng bộ về phần mềm được nếu các giao dịch có thời gian tạo trước ngày khóa sổ.

Nếu bạn vẫn muốn đồng bộ được các giao dịch này, bạn cần Mở sổ cho chi nhánh này hoặc thay đổi ngày khóa sổ về trước ngày giao dịch ở hệ thống ngoài bằng cách truy cập vào phần Thiết lập tính năng khóa sổ.

2.5.     Giao dịch: Nhập hàng

2.5.1.        Tạo mới phiếu nhập hàng

Hệ thống không cho phép bạn tạo phiếu nhập hàng có ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Ví dụ: Ngày khóa sổ là 31/08/2017, ngày giao dịch nhập hàng là 28/08/2017 thì hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện.

2.5.2.        Cập nhật phiếu nhập hàng

a.    Cập nhật phiếu nhập hàng được tạo trước ngày khóa sổ

Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu nhập hàng có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ thống báo lỗi.

b.   Cập nhật phiếu nhập hàng được tạo sau ngày khóa sổ

Đối với các phiếu nhập hàng có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện thay đổi thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi lưu thông tin thì hệ thống sẽ báo lỗi.

2.5.3.        Hủy phiếu nhập hàng

Hệ thống không cho phép hủy các phiếu nhập hàng có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.6.     Giao dịch: Trả hàng nhập

2.6.1.        Tạo mới phiếu trả hàng nhập

Hệ thống không cho phép bạn thực hiện giao dịch trả hàng nhập nếu thời gian tạo phiếu trước ngày chốt sổ. Nếu thực hiện, khi bấm Trả hàng nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.6.2.        Cập nhật phiếu trả hàng nhập

Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi bấm Lưu thì hệ thống sẽ thống báo lỗi.

Đối với các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện thay đổi thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi bấm Lưu thì hệ thống sẽ báo lỗi.

2.6.3.        Hủy phiếu trả hàng nhập

Hệ thống không cho phép hủy các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ báo lỗi.

2.7.             Giao dịch: Chuyển hàng

2.7.1.        Chuyển hàng

Tại chi nhánh có thiết lập tính năng khóa sổ, khi thực hiện tạo phiếu chuyển hàng mà bạn chọn ngày giao dịch trước ngày khóa sổ, khi bấm Hoàn thành thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.7.2.        Nhận hàng

Tại chi nhánh có thiết lập tính năng khóa sổ, khi thực hiện nhận hàng mà bạn chọn ngày nhận trước ngày khóa sổ, khi bấm Nhận hàng thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.8.               Xuất hủy

2.8.1.        Tạo phiếu xuất hủy

Hệ thống không cho phép bạn tạo phiếu xuất hủy hàng hóa có ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.8.2.        Cập nhật phiếu xuất hủy

Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu xuất hủy có thời gian xuất hủy trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi bấm Lưu thì hệ thống sẽ thống báo lỗi.

Đối với các phiếu xuất hủy có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện cập nhật thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi bấm Lưu thì hệ thống sẽ báo lỗi.

2.8.3.        Hủy phiếu xuất hủy

Hệ thống không cho phép bạn hủy phiếu xuất hủy có thời gian tạo phiếu trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.9.             Giao dịch: Kiểm kho

2.9.1.        Tạo phiếu kiểm kho

Hệ thống không cho phép bạn tạo phiếu kiểm kho có thời gian tạo phiếu trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.9.2.        Hủy phiếu kiểm kho

Hệ thống chỉ cho phép bạn hủy phiếu kiểm kho có thời gian tạo sau ngày khóa sổ. Nếu bạn thực hiện hủy phiếu kiểm kho tạo trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.10.           Sản xuất hàng hóa

2.10.1.    Tạo phiếu sản xuất

Bạn chỉ có thể tạo phiếu sản xuất hàng hóa có ngày thực hiện sau ngày khóa sổ. Nếu bạn thiết lập ngày thực hiện trước ngày khóa sổ, khi bấm Hoàn thành hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.10.2.    Cập nhật phiếu sản xuất

Hệ thống không cho phép bạn cập nhật các phiếu sản xuất có ngày thực hiện trước ngày khóa sổ.

Đối với các phiếu sản xuất có ngày thực hiện sau ngày khóa sổ, nếu bạn cập nhật ngày thực hiện về trước thời gian khóa sổ thì khi bấm Lưu hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.11.         Sổ quỹ

2.11.1.    Phiếu thu

a.    Tạo phiếu thu

Hệ thống chỉ cho phép bạn tạo phiếu thu có thời gian sau ngày khóa sổ. Nếu bạn chọn thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Tương tự, khi tạo phiếu thu trên màn hình bán hàng, hệ thống cũng hiển thị lỗi nếu thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ.

b.   Cập nhật phiếu thu

Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu thu có thời gian trước ngày khóa sổ.

Đối với các phiếu thu có thời gian sau ngày khóa sổ, nếu thực hiện cập nhật về trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.11.2.    Phiếu chi

a.    Lập phiếu chi

Hệ thống chỉ cho phép bạn lập phiếu chi có thời gian sau ngày khóa sổ. Nếu bạn chọn thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

b.   Cập nhật phiếu chi

Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu chi có thời gian trước ngày khóa sổ.

Đối với các phiếu chi có thời gian sau ngày khóa sổ, nếu thực hiện cập nhật về trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.12.           Đối tác

2.12.1.    Khách hàng

a.    Nợ cần thu từ khách

- Tạo điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần thu từ khách, bạn chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần thu từ khách được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

- Thanh toán: Khi thực hiện thanh toán cho khách, bạn chỉ có thể chọn ngày tạo phiếu sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày tạo phiếu trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

b.   Lịch sử tích điểm

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh điểm tích lũy của khách, bạn chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh điểm được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

2.12.2. Nhà cung cấp

a. Nợ cần trả nhà cung cấp

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần trả nhà cung cấp, bạn chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần trả nhà cung cấp được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

b. Thanh toán nợ cho nhà cung cấp

- Tạo phiếu thanh toán: Khi thực hiện thanh toán nợ cho nhà cung cấp, bạn chỉ có thể chọn ngày tạo phiếu sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày tạo phiếu trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

2.12.3. Đối tác giao hàng

a. Lịch sử giao hàng

Đối với các hóa đơn được tạo từ chi nhánh có sử dụng tính năng khóa sổ thì bạn chỉ có thể cập nhật được thông tin giao hàng của các hóa đơn tạo sau ngày khóa sổ. Khi cập nhật thông tin giao hàng của hóa đơn tạo trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

b. Nợ cần trả đối tác giao hàng

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần trả đối tác giao hàng, bạn chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần trả đối tác giao hàng được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

- Tạo mới phiếu thanh toán: Khi thực hiện thanh toán nợ cần trả đối tác giao hàng, bạn chỉ có thể chọn ngày tạo phiếu sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày tạo phiếu trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, bạn cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

Như vậy, phan mem quan ly ban hang đã hoàn thành bản hướng dẫn sử dụng tính năng KHÓA SỔ. Hy vọng với tính năng này, phan mem quan ly ban hang sẽ giúp các chủ cửa hàng có những dữ liệu báo cáo chính xác và hạn chế được thất thoát của cửa hàng.

Mọi yêu cầu hỗ trợ, Quý khách vui lòng gọi hotline miễn cước 1800 6162 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chúc Quý khách thành công!