HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG: QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG THEO CHI NHÁNH

Thực tế có những cửa hàng đang quản lý khách hàng riêng biệt theo từng chi nhánh. Vì vậy, KiotViet bổ sung thêm chức năng Quản lý khách hàng theo chi nhánh, giúp các chủ cửa hàng có thể quản lý được thông tin cũng như công nợ khách hàng độc lập theo từng chi nhánh.

A. THIẾT LẬP TÍNH NĂNG

1.1 - Bật tính năng

Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, chọn Thiết lập cửa hàng.

Màn hình thiết lập cửa hàng hiện ra, bạn chọn tab Thiết lập tính năng.

Tại đây, bạn tích chọn tính năng Quản lý khách hàng theo chi nhánh để bật tính năng.

Hệ thống hiển thị thông báo nhắc nhở người dùng cân nhắc kỹ khi sử dụng tính năng này.

Khi click Đồng ý thì tính năng sẽ được bật. Lúc này, hệ thống sẽ tự động chuyển các khách hàng đang có sẵn trên hệ thống về các chi nhánh theo tiêu chí: Khách hàng được tạo ở chi nhánh nào sẽ được chuyển về chi nhánh đó quản lý.

Sau đó, click Lưu để hoàn tất thiết lập.

1.2 - Tắt tính năng

Khi người dùng không muốn quản lý khách hàng theo chi nhánh nữa thì có thể tắt tính năng này. Khi đó, danh sách khách hàng tại tất cả các chi nhánh sẽ chuyển về quản lý chung trên hệ thống.

Thao tác tắt tính năng bằng cách bỏ tích chọn trong phần Thiết lập tính năng.

Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo:

Click Đồng ý để tắt chức năng.

Sau đó, click Lưu để hoàn tất việc tắt tính năng.

Nếu trên hệ thống có các khách hàng có số điện thoại trùng nhau, hệ thống sẽ hiện thông báo:

Click vào Khách hàng trùng nhau để tải về file excel danh sách và cập nhật lại thông tin khách hàng trên hệ thống.

Nếu bạn bỏ qua việc cập nhật thì hệ thống sẽ ghi nhận như 2 khách hàng độc lập.

Cuối cùng click Lưu để thực hiện tắt tính năng.

B. THAY ĐỔI KHI QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG THEO CHI NHÁNH

2.1 - Giao dịch Bán hàng – Đặt hàng – Trả hàng

Trên màn hình Bán hàng, với các giao dịch Bán hàng - Đặt hàng - Trả hàng:

- Khi cửa hàng sử dụng tính năng quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống chỉ cho phép người bán hàng tìm kiếm và chọn các khách hàng của chi nhánh đang giao dịch.

- Nếu không quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống sẽ cho phép người bán hàng tìm kiếm và chọn khách hàng của tất cả các chi nhánh.

2.2 - Quản lý khách hàng

a) Trên màn hình Quản lý khách hàng:

- Quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống sẽ mặc định hiển thị danh sách khách hàng tại chi nhánh đang đăng nhập.

Danh sách khách hàng được hiển thị thêm cột Chi nhánh

Ngoài ra, người dùng có thể xem danh sách khách hàng của các chi nhánh khác mà mình có quyền thông qua bộ lọc Chi nhánh.

- Không quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống sẽ hiển thị danh sách khách hàng chung trên toàn hệ thống.

Danh sách khách hàng được hiển thị không có cột Chi nhánh

b) Import danh sách khách hàng: Khi quản lý khách hàng theo chi nhánh thì File mẫu excel sẽ có thêm cột Chi nhánh

c) Export danh sách khách hàng: Tương tự file excel danh sách khách hàng được export từ hệ thống sẽ có thêm cột Chi nhánh nếu cửa hàng quản lý khách hàng theo chi nhánh.

2.3 - Lập phiếu thu – Phiếu chi

Đối với giao dịch tạo Phiếu thu hoặc Phiếu chi, trong phần lựa chọn Người nộp hoặc Người nhận:

- Quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống chỉ cho phép tìm kiếm và chọn khách hàng trên chi nhánh đang thực hiện

- Không quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống cho phép tìm kiếm và chọn khách hàng chung trên toàn hệ thống.

2.4 - Báo cáo khách hàng

Trong báo cáo khách hàng, khi cửa hàng sử dụng tính năng quản lý khách hàng theo chi nhánh thì hệ thống có thêm bộ lọc Chi nhánh cho phép người dùng xem báo cáo khách hàng theo từng chi nhánh.

2.5 - Màn hình Tổng quan

- Quản lý khách hàng theo chi nhánh: thông báo sinh nhật khách hàng sẽ chỉ tính trên những khách hàng thuộc chi nhánh hiện tại mà người dùng đang truy cập.

- Không quản lý khách hàng theo chi nhánh: thông báo sinh nhật khách hàng sẽ tính trên những khách hàng trên toàn bộ gian hàng đó.

2.6 - Quản lý phân quyền người dùng

- Quản lý khách hàng theo chi nhánh: Nếu người dùng có quyền quản lý khách hàng trên chi nhánh nào chỉ có quyền thao tác với danh sách khách hàng của chi nhánh đó.

- Không quản lý khách hàng theo chi nhánh: Nếu người dùng có quyền quản lý khách hàng trên một chi nhánh bất kỳ thì sẽ có quyền thao tác với danh sách khách hàng trên toàn bộ gian hàng.

Như vậy, phan mem quan ly ban hang đã hoàn thành bản hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý khách hàng theo chi nhánh. Hy vọng với tính năng này, phan mem quan ly ban hang sẽ giúp các chủ cửa hàng quản lý thông tin và công nợ khách hàng độc lập theo từng chi nhánh.

Mọi yêu cầu hỗ trợ, Quý khách vui lòng gọi hotline miễn cước 1800 6162 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chúc Quý khách thành công!