Làm sao để theo dõi LỢI NHUẬN cửa hàng?

Lợi nhuận là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh, cho biết tình trạng cửa hàng đang lãi hay lỗ. Theo dõi báo cáo lợi nhuận sẽ giúp các cửa hàng bán lẻ đánh giá tình hình kinh doanh của cửa hàng, chủ động trong công tác xuất, nhập kho, cắt giảm chi phí, quyết định giá sản phẩm, mức lương của nhân viên, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh…

Lợi nhuận cửa cửa hàng được tính như thế nào?

Nhiều chủ cửa hàng chưa thật sự biết được chính xác lợi nhuận của mình. Điều đó là hiển nhiên bởi không phải ai cũng sát sao tất cả các hoạt động thu chi trong kinh doanh.

Lợi nhuận được tính bằng công thức: DOANH THU - CHI PHÍ.

Nghe chừng công thức này thật đơn giản, nhưng lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là các khoản chi. Bởi vì ngoài giá vốn sản phẩm, các cửa hàng còn phải tính đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của cửa hàng. Cụ thể:

Chi phí thuê mặt bằng: Rất nhiều chủ cửa hàng có thể tận dụng nhà của mình để kinh doanh, nên thường bỏ qua loại chi phí này. Nếu giả sử bạn không kinh doanh mà cho thuê mặt bằng, thì hiển nhiên bạn lại có thể có một khoản thu từ việc này. Vậy rõ ràng, bạn cần trừ đi cả khoản tiền này, dù có thuê mặt bằng hay không.

Chi phí thuê nhân viên: Nếu bạn thuê nhân viên bán hàng, thì bạn cần phải trừ đi tiền lương trả cho họ hàng tháng. Nếu bạn không thuê nhân viên, bạn cũng phải tự trừ đi tiền lương bạn trả cho chính mình. Rất nhiều chủ cửa hàng kinh doanh quy mô nhỏ đã quên đi điều này.

Tiền điện, nước, internet: Với mô hình kinh doanh tại gia, nhiều người đã bỏ qua khoản này và thường tính chung vào chi phí sinh hoạt trong gia đình mà không tách riêng. Bạn nên tách riêng khoản này hoặc lấy một khoảng ước lượng trước khi kinh doanh  so với hiện tại để biết mức chênh lệch. 

Các loại thuế và chi phí khác: Trong quá trình kinh doanh sẽ phát sinh nhiều chi phí như chi phí quảng cáo, vật liệu, bao bì, khấu hao tài sản cố định, chi phí lãi vay, dịch vụ thuê ngoài như chuyển phát, thuê kho bãi, bảo quản. Ngoài ra, bạn sẽ phải nộp thêm các khoản thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng...

Sau khi trừ hết các khoản chi phí trên, bạn sẽ có được lợi nhuận cuối cùng, con số này có thể âm hoặc dương. Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, rõ ràng bạn cần xem xét cắt giảm bớt chi phí đồng thời đẩy mạnh doanh số.

Theo dõi lợi nhuận kiểu truyền thống

Nếu không quá rành về quản lý tài chính, chủ cửa hàng thường trực tiếp tính toán các khoản lợi nhuận này hoặc tốn thêm tiền thuê nhân viên kế toán để theo dõi sổ sách và tính toán mới có được lợi nhuận cuối kỳ. Vì phức tạp và mất thời gian nên việc này không được thực hiện theo ngày, mà chỉ thường được thực hiện theo từng tháng một. 

Để có được lợi nhuận qua báo cáo hoạt động kinh doanh, người làm kế toán phải theo dõi giá trị hàng hóa nhập vào và giá trị hàng hóa đầu ra của sản phẩm, kiểm soát đầy đủ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, thu thập các hóa đơn chứng từ, hạch toán đầy đủ và chính xác các giao dịch diễn ra trong ngày…

Cho đến công cụ hiện đại

Giờ đây, với Phần mềm quản lý bán hàng, khâu báo cáo lợi nhuận trở nên đơn giản, bởi các thông số đầu vào, đầu ra luôn được cập nhật trên phần mềm. Chỉ cần vài click chuột là đã bạn đã có một báo cáo chính xác và đầy đủ bất cứ khi nào mà không cần chờ đến cuối kỳ. Phần mềm cho phép theo dõi:

Báo cáo theo thời gian thực

Bất cứ khi nào bạn cần theo dõi lợi nhuận đều có được báo cáo, bằng cách tùy chỉnh thời điểm:

- Theo ngày và tuần (hôm nay, hôm qua, tuần này, tuần trước)

- Theo tháng và quý (tháng này, tháng trước, quý này, quý trước)

- Theo năm (năm này, năm trước)

- Giữa hai mốc thời gian cụ thể (ví dụ 01/02/2017 đến 15/02/2017 để xem mùa Valentine vừa rồi cửa hàng thu được bao nhiêu tiền lời).

Thậm chí phần mềm còn thống kê theo tháng âm lịch, năm âm lịch, 7 ngày qua hay 30 ngày qua giúp bạn có cái nhìn chính xác và đầy đủ về hoạt động kinh doanh của cửa hàng, so sánh được kết quả của thời điểm này cao/thấp ra sao so với cùng kỳ năm trước.

Bộ lọc tùy biến theo đối tượng

Chỉ cần một thao tác nhanh gọn với bộ lọc thông minh là bạn đã có một báo cáo chính xác và đầy đủ để:

- Biết được lợi nhuận của từng chi nhánh và so sánh hiệu quả hoạt động kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau.

- Biết được TOP những mặt hàng có lợi nhuận/tỉ suất lợi nhuận cao nhất trong kỳ. Với các mặt hàng có lợi nhuận cao, nhân viên cần tập trung vào chúng vì số tiền lời mang về từ số sản phẩm này chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ hàng hóa. Với các hàng hóa bán ít chạy hoặc có tỉ suất sinh lời thấp, hãy giảm dần số lượng hàng nhập và chuyển sang loại hàng hóa khác.

- Theo dõi được lợi nhuận trên từng khách hàng và nhân viên để chăm sóc khách hàng thân thiết và trả lương nhân viên xứng đáng.

- Liên kết với sổ quỹ để kiểm soát dòng tiền vào ra, theo dõi các loại phiếu thu, phiếu chi quyết định hạch toán hay không hạch toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Theo dõi báo cáo lợi nhuận thông qua biểu đồ trực quan

Ngoài việc thống kê số liệu theo dạng bảng được trình bày khoa học và rõ ràng, hệ thống biểu đồ trực quan giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hiệu quả kinh doanh của cửa hàng, cụ thể chi tiết đến từng hoạt động. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể xuất dữ liệu ra bên ngoài để lưu trữ hay dùng cho mục đích riêng bằng file excel, PDF hoặc in trực tiếp từ phần mềm.

Truy nhập hệ thống báo cáo mọi lúc mọi nơi

Trước kia, nếu như không có sổ sách hoặc nhân viên kế toán ở cửa hàng, chưa tới thời điểm lập báo cáo thật khó để biết được lợi nhuận của tháng/năm vừa qua là bao nhiêu. Với phan mem quan ly ban hang, mọi khó khăn trên đều được giải quyết. Chức năng quản lý ngay trên điện thoại hay máy tính giúp chủ cửa hàng có thể cập nhật báo cáo bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu chỉ cần có kết nối internet.

Rõ ràng, việc theo dõi các báo cáo lợi nhuận trên phần mềm giúp bạn theo dõi lợi nhuận chi tiết và giảm công sức hơn. Vì thế, bạn có thêm thời gian để tập trung hơn cho những công việc khác, đồng thời linh hoạt hơn trong quản lý, lựa chọn được phương án tối ưu, phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của cửa hàng.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ  TẠI ĐÂY