Quản lý SIÊU THỊ MINI làm sao HẾT KHÓ?

Bạn đang trong tình trạng như “gà mắc tóc” khi quản lý siêu thị mini bằng sổ sách, Excel. Đó là không kiểm soát chặt chẽ tình hình hàng hóa có trong siêu thị. Điều này dẫn tới tình trạng hàng hóa tồn dư nhiều, hết hạn sử dụng, nhân viên gian lận,... Giải pháp nào cho tình trạng này? Cùng gỡ rối thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Những khó khăn thường gặp phải trong việc quản lý siêu thị mini

- Thứ nhất, quản lý kho và hạn dùng của sản phẩm: Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini rất nhiều công đoạn như:

Kiểm tra sơ bộ lại hàng hóa: Sau một thời gian kinh doanh nhiều hàng đọng nhập, xuất di chuyển hàng hóa sẽ ảnh hưởng tới việc bố trí hàng hóa tại kho hàng cũng như xuất hiện những sản phẩm lô hàng bị cận hết date hay bị hư hỏng không thể dùng thì phải tách riêng để xử lý.

Phân khu lại sản phẩm trong kho: Trong nguyên tắc sắp xếp hàng hóa tại kho siêu thị cần phải có kế hoạch sắp xếp hàng hóa theo khu, phân lô, phân vùng ngành hàng (gia dụng, văn phòng phẩm, thức ăn nhanh,…) để phục vụ cho việc xuất bán hoặc chuyển tới kệ hàng khác, để bày bán sản phẩm.

Với quy trình như vậy, việc thống kê bằng sổ sách liệu có còn phù hợp và chính xác?

- Thứ hai, khó khăn trong quản lý nhân viên: Đối với những người chủ bận rộn không thường xuyên có mặt tại siêu thị thì bạn sẽ giao cho quản lý giám sát tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, việc này không đảm bảo được rằng thông tin khi truyền đạt đến bạn là chính xác. Cụ thể, nhân viên có thể tẩy xóa sổ sách, file Excel trong quá trình bán hàng.

Quản lý có thể bán sản phẩm ra ngoài (đối với những mặt hàng nhỏ như bánh kẹo, văn phòng phẩm). Họ có thể thay đổi số lượng sản phẩm trong lúc nhập và kiểm kho dễ dẫn đến việc thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân.

- Thứ ba, thao tác bán hàng phức tạp, tỉ lệ sai sót cao: Vào giờ cao điểm hoặc trong dịp lễ Tết, đặc biệt là với những siêu thị nằm ở khu có mật độ dân cư đông đúc, lượng khách hàng mua hàng và muốn thanh toán cùng lúc dồn lại. Nhân viên bán hàng sẽ phải nhớ giá từng sản phẩm rồi dùng máy tính cộng lại. Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn và phải cộng lại. Đối với những vị khách bận rộn thì việc xếp hàng chờ thanh toán là điều quá khủng khiếp và họ sẵn sàng bỏ sang cửa hàng khác.

Nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian để tính tiền cho khách và khó khăn trong việc áp dụng khuyến mại cho khách quen của cửa hàng. Ví dụ: Trong số 10 người xếp hàng chờ thanh toán có 4 vị khách được giảm 10% nhưng họ không mang theo thẻ tích điểm? Vậy nhân viên phải làm sao thật nhanh – gọn để tính tiền cho những khách khác? Việc quản lý siêu thị mini khó càng thêm khó.

Bên cạnh đó việc tính tiền bằng phương pháp thủ công (máy tính cầm tay, sổ sách) ảnh hưởng lớn đến doanh thu và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Chưa kể đến trường hợp thất lạc sổ sách thì rối càng thêm rối, hiệu suất làm việc kém. Vậy giải pháp nào cho thực trạng này?

2. Giải pháp

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ là phương pháp tối ưu nhất giúp bạn giải quyết những khó khăn trong quá trình quản lý siêu thị mini. Cụ thể:

- Kiểm kho: Thông thường, tồn kho tại các siêu thị mini bắt đầu tính từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng hoá tới kho cho đến thời điểm hàng hoá được xuất bán ra. Để dễ dàng hơn trong quá trình vận chuyển cũng như quản lý hàng hóa chính xác, việc tích hợp và tối ưu hoá các thiết bị với đầu đọc mã vạch, máy in mã vạch chuyên dụng cùng phần mềm kiểm tra hàng tồn là giải pháp tối ưu hóa giúp chủ siêu thị quản lý tới từng mặt hàng cụ thể và chi tiết.

Phần mềm giúp hỗ trợ phản ánh tình trạng kho hàng, mặt hàng nào còn tồn số lượng bao nhiêu, tổng giá trị tồn kho hiện tại như thế nào, từ đó giúp chủ siêu thị mini đưa ra những quyết định nhập hàng và bổ sung hàng hóa kịp thời để có hướng kinh doanh chính xác.

Hơn nữa, tính năng quản lý kho bằng mã vạch với hệ thống mã vạch thông minh nhận diện hàng nhanh chóng, tự động cộng trừ hàng hóa trong kho khi có hoạt động xuất nhập hay bán hàng. Như vậy sẽ xóa bỏ được hoàn toàn hiện tượng chênh lệch số liệu và nhầm lẫn giữa các mặt hàng.

- Quản lý nhân viên: Với tính năng phân quyền nhân viên phần mềm cho phép một người dùng (nhân viên, người chủ) có thể thực hiện một hoặc nhiều vai trò cùng một lúc. Trong mỗi vai trò có thể lược bớt công việc nào đó, hoặc hạn chế các hành động.

Ví dụ: Phân quyền cho Nhân viên “Nguyễn Văn A” làm vai trò thu ngân, nhưng chỉ được thêm mới chứng từ, không cho sửa, cho xóa chứng từ. Vì vậy, tùy từng quy mô cửa hàng, quy mô nhân sự, phương pháp quản lý mà bạn có thể phân quyền cho những người dùng mà bạn đang có với các vai trò, quyền hạn khác nhau. Việc quản lý siêu thị mini từ đó trở nên dễ dàng và sát sao hơn.

- Nhận diện sản phẩm bằng công cụ quét mã vạch (nhanh chóng – chính xác): Trên phần mềm quản lý bán hàng có tiện ích nhận thông tin mã vạch được gán trên sản phẩm giúp nhân viên thanh toán tiền cho khách nhanh chóng hơn. Đồng thời làm việc với công cụ này sẽ khiến khách hài lòng (không phải chờ đợi lâu, chuyên nghiệp). Chủ cửa hàng cũng nhanh chóng nắm bắt được thông tin hàng bán ra nhờ lịch sử giao dịch được thông báo qua điện thoại. Nhờ đó tình hình kinh doanh luôn nằm trong sự kiểm soát chủ động của bạn.