GIẢI QUYẾT 3 khó khăn trong cách QUẢN LÝ THUỐC TÂY

Phương pháp thống kê, theo dõi hoạt động kinh doanh hiệu thuốc bằng sổ sách, Excel hiện nay đã không thể đáp ứng được những yêu cầu đặc thù của ngành thuốc: Về danh mục thuốc, hạn dùng, doanh số,… Nhưng với phần mềm quản lý bán hàng, mọi khó khăn trong cách quản lý thuốc tây sẽ không còn là gánh nặng.

1. Không quản lý được các loại thuốc tồn kho

Đặc thù kinh doanh thuốc tây là số lượng hàng hóa nhiều, có khi lên tới hàng trăm, hàng nghìn loại. Sản phẩm đều có một hạn sử dụng nhất định, có loại chỉ dùng được trong 3 tháng hoặc có thể ngắn hơn. Ví dụ thuốc nhỏ mắt, thuốc đau bụng, thuốc dạ dày,…

Hàng bán ra theo nhiều đơn vị, theo hộp, theo viên nên khó quản lý chính xác số lượng xuất, nhập, tồn kho từng loại. Đồng thời, cách quản lý thuốc tây bằng sổ sách đã trở nên lỗi thời và gây nhiều khó khăn cho chủ hiệu. Đó là việc không nắm được mã thuốc, hộp, hạn dùng. Bạn không thể ngồi hàng giờ đồng hồ để lật từng cuốn sổ và cộng số lượng từng loại thuốc.

Ngoài ra, với chuỗi hiệu thuốc tây, việc chuyển hàng giữa các cơ sở với nhau diễn ra thường xuyên, nếu nhân viên không ghi hoặc quên ghi chép sẽ dẫn tới tình trạng kho thừa, kho thì thiếu hàng. Không quản lý được hàng tồn kho còn dẫn tới việc không nắm được thời gian nhập hàng, hạn sử dụng các loại thuốc dẫn đến hư hỏng, phải tiêu hủy một cách lãng phí.

Để giải quyết tình trạng này, phần mềm quản lý bán hàng sẽ là cứu cánh của bạn. 

- Quản lý danh mục thuốc và hạn dùng: Phần mềm quản lý thuốc tây sẽ giúp bạn quản lý các danh mục thuốc, giá thuốc, nhóm hàng, tỉ giá, nhà cung cấp,… Kèm theo đó phần mềm còn giúp bạn quản lý hạn sử dụng, đặc tính, hoạt chất tính của từng loại thuốc. Vì thế nhân viên bán thuốc không còn gặp khó khăn gì trong việc quản lý những dữ liệu khổng lồ như vậy.

- Kiểm soát hạn dùng từng loại thuốc và cảnh báo khi có thuốc quá hạn dùng. Nhờ đó bạn có thể điều tiết nhập xuất hợp lý hơn cho công tác kinh doanh tiếp theo. Phần mềm quản lý thuốc tây sẽ giúp bạn in báo cáo hàng tồn kho dưới tối thiểu và vượt mức tối đa để sớm có kế hoạch bổ sung hàng. Bạn có thể tùy chỉnh công tác kiểm kê hàng hóa theo định kỳ.Cho phép bạn lựa chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng để kiểm kê đột xuất.

Đối với trường hợp số lượng hàng hóa quá lớn,phần mềm quản lý thuốc tây cho phép bạn kiểm kê riêng theo từng nhóm hàng. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với số liệu tồn kho theo sổ sách để in ra chênh lệch trong báo cáo và tự động lập phiếu xuất/nhập kho điều chỉnh chênh lệch tồn kho hàng hóa theo kết quả kiểm kê. 

2. Không kiểm soát được các hoạt động của nhân viên 

- Thực tế hầu hết người bệnh đi mua thuốc, nhân viên tính tiền sao đưa vậy. Khách thường không hỏi giá, nhất là với các đơn cắt theo liều. Do đó sẽ xảy ra trường hợp nhân viên bán hàng cố tình tăng giá so với giá chủ hiệu thuốc quy định để “bỏ túi”.

Chưa kể trường hợp nhân viên mang các loại thuốc bên ngoài vào bán mà chủ hiệu thuốc không biết.  Hiện nay, các hiệu thuốc, nhân viên không ghi hóa đơn bán lẻ cho khách, cũng không ghi chép lại các đơn, các loại thuốc đã bán, nên chủ hiệu thuốc thường không biết nhân viên đã bán những gì, bán bao nhiêu. 

- Bạn sẽ không quản lý được kết quả bán hàng của nhân viên. Kết quả đó thể hiện thông qua một số đơn vị đo lường trực tiếp như: Doanh số bán hàng, doanh số bán hàng cho khách mới, lợi nhuận bán hàng, số lượng khách hàng mới, số lượng khách hàng mất đi. Dựa trên việc đánh giá kết quả bán hàng như vậy, có thể xác định được sự hiểu quả của nhân viên tại nhà thuốc. Việc quản lý sổ sách sẽ không thể phản ánh được điều đó.

Chủ nhà thuốc cần sử dụng một công cụ hỗ trợ để có thể phân tách và tính toán được doanh thu, lợi nhuận, lượt khách cho mỗi nhân viên để có thể có cơ sở đánh giá đúng năng lực của nhân viên.

Giải pháp cho thực trạng này chính là nhờ tiện ích quản lý hoạt động của nhân viên trên phần mềm: Phần mềm hỗ trợ bạn phân quyền cho người sử dụng trên từng chức năng và báo cáo theo các vai trò khác nhau. Cho phép người quản trị xem lại toàn bộ lịch sử cập nhật đơn hàng qua các thông tin đã được hệ thống lưu lại.

Nhờ vào khả năng quản lý đơn hàng, lịch sử giao dịch mà người quản lý hiệu thuốc có thể quản lý chặt chẽ công việc bán hàng của từng nhân viên. Doanh thu bán hàng của từng người để đánh giá được năng lực của từng nhân viên hiệu thuốc.

3. Không xác định được loại thuốc người bệnh mua nhiều nhất để nhập thêm

Việc không ghi hóa đơn bán lẻ cho người bệnh khi mua thuốc khiến chủ hiệu không nắm được loại thuốc nào khách mua nhiều nhất, thiết thực nhất với khu vực đang kinh doanh. Ví dụ, trong tháng 11, thuốc ho cho trẻ em được nhiều người mua nhất, nên hơn 50 hộp đã hết sạch trong vòng 1 tuần. Nếu bạn không nắm được thông tin này thì bạn có biết để nhập thêm hàng hay không? Điều này kéo theo việc ảnh hưởng đến doanh thu hiệu thuốc.

Giải pháp tối ưu là dựa vào chức năng thống kê báo cáo mà các hiệu thuốc có được những dữ liệu chính xác nhất về doanh thu nhà thuốc, dữ liệu báo cáo về nhập – xuất – tồn, báo cáo danh sách khách hàng và đặc biệt là báo cáo về những loại thuốc sắp hết hạn, danh sách thuốc cần bổ sung. Như vậy, nhờ phần mềm quản lý bán hàng mọi công việc theo dõi, cách quản lý thuốc tây đã trở nên dễ dàng, chính xác.