GIẢI PHÁP KIỂM KHO dễ dàng khi kinh doanh SIÊU THỊ MINI

Công việc quản lý kho hàng khi kinh doanh siêu thị mini là không hề đơn giản, bạn cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc để hoạt động kiểm kho được diễn ra thông suốt. Cùng với xu thế phát triển của công nghệ hiện đại thì giải pháp tối ưu nhất để xử lý vấn đề kiểm kho là ứng dụng phần mềm vào quản lý hàng hóa.

1. Thực trạng hàng tồn kho và hết hạn sử dụng khi kinh doanh siêu thị mini

Nhiều siêu thị mini hiện nay thường xuyên gặp phải tình trạng hàng hết hồi nào không hay. Dẫn đến không đủ sản phẩm để cung cấp cho khách hàng. Hoặc nhiều sản phẩm tồn kho số lượng lớn, sắp hết hạn sử dụng mà không được phát hiện kịp thời.

Cụ thể đối với những mặt hàng như mì ăn liền, nước ngọt, bánh mỳ,… hạn dùng khá ngắn nên dễ rơi vào tình trạng hết hạn sử dụng “bất thình lình”. Với việc kiểm kê thông qua sổ sách liệu bạn có quản lý được số hàng tồn đó để nhanh chóng đưa ra giải pháp xả kho?

Những người hay vấp phải thực trạng này đó hầu hết là chủ siêu thị mini đang sử dụng phương pháp quản lý cũ (sổ sách, Excel). Nhiều cuốn sổ khác nhau khiến bạn không thể nhớ hết ngày nhập sản phẩm để căn chừng đợt xả hàng tồn, đưa ra chính sách ưu đãi. Điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa ứ đọng, lỗ vốn.

Đặc biệt, việc kiểm kho cũng gặp rất nhiều kho khăn, mỗi dòng hàng có một mã số riêng, kích thước và giá bán cũng khác biệt. Phương pháp quản lý cũ không thể liệt kê toàn bộ và chính xác tên hàng cũng như hạn dùng. Điều này gây không ít khó khăn cho người kinh doanh siêu thị mini. Hàng trong kho luôn rơi vào tình trạng tồn dư, ế đọng. Số lượng hàng tồn của mỗi sản phẩm khá lớn và nó làm giảm doanh thu cho cửa hàng.

2. Giải pháp khi sử dụng phần mềm quản lý

Với việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công việc kiểm kho của bạn sẽ trở nên logic và chính xác hơn:

- Tìm kiếm các báo cáo hàng tồn kho theo hóa đơn bán hàng, mua hàng, hoặc sản xuất tại địa điểm cụ thể.

- Biến động giữa các địa điểm được thể hiện trong biến động hàng tồn kho một cách tự động. Vì vậy, rủi ro có lỗi do sai sót hoặc mất mát được giảm thiểu.

- Thiết lập nhân viên phụ trách để quản lý kho bãi cụ thể, để nhập liệu dễ dàng hơn và bảo mật mạnh mẽ hơn.

Cụ thể:

- Thống kê lại hàng hóa xuất – nhập: Để dễ dàng đối chiếu bạn sẽ thống kê số lượng hàng hóa nhập từ nhà cung cấp và sản phẩm đã tiêu thụ tính từ kì kiểm kê trước, dựa trên số liệu lưu trữ trong phần mềm. Nếu những số liệu này khớp với kết quả kiểm kho thì chứng tỏ siêu thị mini của bạn không xảy ra tình trạng thất thoát.

- Thực hiện kiểm kê: Để khách quan bạn nên chọn nhân viên kế toán hoặc chính bản thân mình thay vì các nhân viên liên quan đến nghiệp vụ kho, bán hàng. Các kết quả kiểm kê được nhập ngay vào phần mềm (danh mục hàng hóa) bao gồm những thông tin: Mã hàng, Tên hàng, Số lượng tồn báo cáo, Số lượng tồn thực tế, Ghi chú.

Để kiểm kê nhanh chóng bạn nên mang theo máy quét mã vạch và sử dụng các phần mềm quản lý phan mem quan ly ban hang có phiên bản di động. Như vậy chỉ cần quét mã bạn sẽ nắm rõ các thông tin về sản phẩm đó để đối chiếu.

- So sánh kết quả kiểm kê thực tế với báo cáo: Phần mềm bán hàng liên tục cập nhật số lượng hàng hóa. Và cân đối số lượng sản phẩm trong kho. Giúp người dùng dễ dàng theo dõi số lượng hàng trong từng thời điểm khi truy cập. Bạn không cần phải kiểm kê hàng hóa thường xuyên. Phần mềm sẽ giúp bạn thống kê tình hình hàng hóa, số lượng hàng tồn và tình trạng kho để cân đối, bổ sung hàng hóa. Chênh lệch số liệu sẽ có hai dạng:

- Chênh lệch thừa: Số lượng tồn kho thực tế lớn hơn báo cáo, nguyên nhân có thể do bán hàng nhưng không ghi vào phần mềm, nhập hàng mà không nhập số liệu, hàng khuyến mãi tách ra bán riêng,…

- Chênh lệch thiếu: Số lượng hàng hóa thực tế nhỏ hơn báo cáo, chủ yếu do thất thoát hàng trong kho. Dựa vào hóa đơn và số liệu trên phần mềm bạn có thể tìm ra được nguyên nhân mất hàng.

Dựa vào báo cáo kiểm kho người kinh doanh siêu thị mini sẽ tổng kết, tìm giải pháp và lên kế hoạch. Bạn sẽ biết được mặt hàng nào đang bán chạy, thực trạng nhập hàng ra sao để từ đó lên kế hoạch phát triển kinh doanh siêu thị mini phù hợp trong tương lai. Ví dụ: Tháng 10, sản phẩm sữa rửa mặt bán chạy thì chắc chắn tháng 11 tới bạn sẽ nhập nhiều hơn.