Cửa hàng tạp hóa – Câu chuyện THU HỒI CÔNG NỢ cuối năm

Câu chuyện thu hồi công nợ cuối năm luôn là vấn đề đau đầu của các chủ cửa hàng kinh doanh tạp hóa. Với cách ghi chép tạm, để thu hồi được đầy đủ số tiền đã cho khách hàng nợ là cả một quá trình gian nan. Đã đến lúc cửa hàng tạp hóa  cần “số hóa” dữ liệu của mình thay vì các phương pháp thủ công như trước đây.

Thói quen của các chủ cửa hàng tạp hóa là thường tự ghi số lượng sản phẩm giá thành từ các nhà cung cấp vào các bìa cứng. Ngoài ra, đối với các trường hợp khách hàng quen hay khách hàng cũ mang thiếu tiền hoặc quên mang tiền, các chủ cửa hàng sẵn sàng cho khách hàng ghi nợ.

Hầu hết tất cả các thông tin mua từ nhà cung cấp cũng như số lượng tiền khách hàng nợ đều được ghi vào các bìa cứng hoặc sổ sách và cuối năm tiến hành thu hồi công nợ một lần. Tuy nhiên, việc sử dụng nhũng phương pháp thủ công này có thể tạo ra những câu chuyện “dở khóc - dở cười” khi trường hợp bìa cứng bị ướt, mất hoặc bị phai mực, thậm chí là những người khác không biết sẽ vứt nó đi mà không hay biết. Sẽ cực kỳ khó khăn để các chủ cửa hàng có thể lấy lại được đầy đủ thông tin để quản lý công nợ từ khách hàng.

Một số trường hợp, các bìa cứng, giấy bị mất hoặc thất lạc, để có lại được thông tin công nợ từ khách hàng, chủ cửa hàng bắt buộc phải ngồi nhớ lại đã cho khách hàng nợ bao nhiêu, mua sản phẩm nào, vào thời gian nào. Đây chính là nguyên nhân dẫn ra tình trạng gây tranh cãi giữa chủ cửa hàng và khách hàng khi không có bất cứ dữ liệu gì cụ thể và có thể dẫn đến tình trạng mất khách.

Nhiều chủ cửa hàng đều kêu rằng “Gặp phải nợ chây ì, có lúc phải cắt cử nhân viên đeo bám cả ngày. Gian nan nhất là nợ ở tỉnh, nếu nợ nhiều thì phải đến nơi xem xét khả năng trả nợ.”

Chủ cửa hàng sẽ gặp khó khăn trong việc thông báo với khách hàng bằng cách phục thuộc vào những khách hàng khác gần nhà hoặc người thân của họ để nhắn giùm. Ngoài ra, việc khách hàng quên mất việc nợ tiền từ cửa hàng là điều thường xuyên xảy ra, nên chủ cửa hàng phải luôn luôn chủ động và nhắc khéo để tránh gây mất lòng khách hàng.

Để giải quyết được vấn đề đau đầu trên, rất nhiều cửa hàng tạp hóa hiện đã lựa chọn sứ dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng có thể quản lý công nợ và liên lạc với khách hàng bằng cách thuận tiện nhất như: Xem thông tin chi tiết về số lần mua hàng, số tiền nợ hiện tại của khách từ đó nhắc khéo khách hàng thanh toán nợ trong lần mua tiếp theo hoặc gọi điện giục khách hàng trả nợ, hay sử dụng tính năng sms từ phần mềm để gửi đầy đủ thông tin giao dịch và số khoản nợ của khách hàng sẽ đơn giản hơn. Đó chính là phương pháp “vẹn cả đôi đường” cho cả chủ cửa hàng lẫn khách hàng của mình.

Dưới đây là hình ảnh mô tả một cửa hàng sử dụng phần mềm để quản lý khách hàng và giao dịch bán hàng. Để có thể xem chi tiết được công nợ từ khách hàng, các chủ cửa hàng chỉ cần click vào tên khách hàng cần theo dõi, trong mục nợ cần thu từ khách, các thông tin về sản phẩm, ngày khách hàng mua, giá trị sản phẩm đó và dư nợ khách hàng cần thanh toán.

Các chủ cửa hàng không cần phải lật từng trang giấy trong số hay tìm kiến trong miếng bìa cứng như trước đây nữa và cũng không cần lo đến những trường hợp xấu có thể mất dữ liệu khách hàng. Vì thế việc “số hóa” dữ liệu trong công việc kinh doanh của các chủ cửa hàng tạp hóa là thực sự cần thiết.