Quản lý công nợ - Chi tiết từng giao dịch

Quản lý công nợ hiệu quả, thông minh là cách để giúp cửa hàng quản lý tài chính tốt hơn. Đặc biệt sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho phép bạn quản lý các khoản nợ đó một cách dễ dàng và nhanh chóng thay vì phải lật từng trang giấy.

1. Công nợ là gì?

Trong kinh doanh, công nợ là các khoản vay tài sản trước khi có đủ tiền để trả, hay được hiểu đơn giản là các khoản cần thu từ khách và các khoản cần trả cho nhà cung cấp.

Công nợ được chia như sau:

Công nợ với khách hàng - Công nợ phải thu

Những từ như “bán chịu”, “ghi sổ” đều là cách gọi khác của công nợ. Công nợ này phát sinh khi bạn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho một khách hàng bất kỳ. Đặc thù của ngành bán lẻ thì việc bán hàng cho người thân, người quen, những người sống xung quanh là điều rất dễ xảy ra.

Công nợ với nhà cung cấp - Công nợ phải trả

Là công nợ phát sinh khi bạn mua hàng từ một công ty hay một đơn vị cung cấp hàng hóa khác. Khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa có đủ số tiền để thanh toán, họ vẫn sẽ chấp nhận bán hàng cho bạn với điều kiện số tiền nợ phải được thanh toán trong một thời gian nhất định.

2. Làm sao để quản lý công nợ hiệu quả?

Khi kinh doanh, để quản lý công nợ một cách hiệu quả nhất, các chủ cửa hàng ai cũng muốn:

- Thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp càng chậm càng tốt - để tận dụng nguồn vốn.

- Thu hồi nhanh nhất các khoản nợ từ khách - giảm thời gian số tiền bị chiếm dụng.

Đối với các khoản phải thu

Rất ít khi các chủ cửa hàng hoặc nhân viên bán hàng cho khách nợ. Trong trường hợp bất khả kháng (người thân, quen) bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

- Chỉ cho khách nợ một hạn mức nào đó. Khi khách muốn mua hàng lần tiếp theo, bạn đề nghị thanh toán số nợ cũ, nếu không, hãy cương quyết ngừng “bán chịu”.

- Thông kê tần suất mua hàng của khách và đối chiếu nợ. Điều này sẽ khiến khách hàng nhớ và xác nhận số tiền còn nợ cửa hàng. Điều này cũng giúp cho cửa hàng thanh toán các khoản nợ cũ định kỳ. Để tạo sự minh bạch và tránh mất lòng, bạn cần phải có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi chi tiết giao dịch và thông tin mua hàng.

Trên thực tế, nhiều chủ cửa hàng nhỏ cho nợ đã trong tình trang “một đi không trở lạ”. Do vậy, bạn nên cân nhắc thật kỹ có cho người thân, hàng xóm của mình nợ tiền hàng hay không?

Đối với các khoản phải trả

Như đã nói ở trên, bạn càng được nhà cung cấp cho nợ trong thời gian dài, bạn càng có thêm vốn để quay vòng vốn.

Tuy nhiên, với những chủ cửa hàng nhỏ thường không được nhà cung cấp ưu đãi trả chậm, do vậy, nếu vừa phải trả nhà cung cấp tiền ngay, vừa cho khách hàng nợ  nhiều thì bạn sẽ khó mà kinh doanh lâu dài.

Quản lý công nợ phải trả:

- Bạn phải thống nhất với nhà cung cấp về thời gian chốt hóa đơn thanh toán. Thông thường, ngày nhà cung cấp xuất hóa đơn cũng là ngày giao hàng .

- Trong tuần đầu tiên của tháng kế tiếp, bạn nên thống kê công nợ nhà cung cấp và gửi bảng xác nhận công nợ để đối chiếu số tiền cần thanh toán chính xác. Nếu bỏ qua bước đối chiếu này rất dễ dẫn tới phát sinh chênh lệch giữa 2 bên và xảy ra mâu thuẫn không đáng có. Nhiều cửa hàng chỉ mất ít phút thông qua phần mềm quản lý bán hàng là đã có thể thống kê chi tiết các khoản nợ thay vì phải lật từng trang giấy.

- Một số cửa hàng sau khi thanh toán còn gửi bản kê chi tiết khoản thanh toán cho từng hóa, ngày giao hàng để nhà cung cấp kiểm tra lại sau khi nhận được tiền.

Với những lưu ý trên, phan mem quan ly ban hang tin rằng cửa hàng của bạn sẽ quản lý công nợ một cách hiệu quả và thông minh nhất.