Mở cửa hàng VĂN PHÒNG PHẨM, nên BẮT ĐẦU từ đâu?

Văn phòng phẩm là những mặt hàng thông dụng không thể thiếu đối với học sinh, sinh viên và các công ty nên đây là cơ hội lớn để bạn thử sức kinh doanh. Tham khảo những kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn hình dung các bước mở cửa hàng văn phòng phẩm.

1. Lên ý tưởng, kế hoạch kinh doanh

Để kinh doanh thành công khi mở cửa hàng văn phòng phẩm, cần có hiểu biết về lĩnh vực này. Ý tưởng kinh doanh trở nên khả thi cao nhất khi bạn trả lời được các câu hỏi như: Khách hàng của bạn là ai? Bán lẻ cho học sinh sinh viên hay giao buôn cho các công ty? Đối thủ cạnh tranh của bạn nhiều không? Nguồn vốn của bạn là bao nhiêu? Tìm nhà cung cấp ở đâu? Ai có thể chia sẻ kinh nghiệm hay giới thiệu mối quen? Điều kiện về vị trí kinh doanh ở đâu?

Khi bạn đã hoàn thành ý tưởng, hãy vẽ kế hoạch chi tiết nhất có thể theo giai đoạn, có thời gian và nguồn lực cụ thể và từng bước thực hiện. Bạn cần tính toán kỹ mọi khả năng của sự việc đang hình thành trong đầu mình. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng bao nhiêu, tỷ lệ thành công cao bấy nhiêu.

2. Lựa chọn mặt hàng và tìm kiếm nguồn hàng

Cần xác định mô hình kinh doanh của cửa hàng, chuyên bán lẻ cho khu dân cư, trường học hay giao văn phòng phẩm cho các công ty. Từ đó bạn mới lựa chọn các mặt hàng phù hợp như bút, sổ, giấy, quà tặng,...  Nếu bạn muốn kinh doanh nhiều thể loại thì hãy lựa chọn mỗi lĩnh vực một chút để đa dạng mặt hàng.

Để kinh doanh văn phòng phẩm hiệu quả bạn cần tạo mối quan hệ bạn hàng tốt với nhà sản xuất để lấy được giá “hữu nghị” nhất. Hiện tại, có rất nhiều công ty sản xuất đa dạng chủng loại mẫu mã để cạnh tranh và đây là điều kiện thuận lợi cho bạn tìm được nhiều nguồn hàng khác nhau.

3. Tính toán nguồn vốn đầu tư

Nếu bạn mở cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ với diện tích 20m2 – 40m2, số vốn cần chuẩn bị từ 70 đến 100 triệu đồng. Nếu muốn khởi đầu một cửa hàng văn phòng phẩm tương đối khoảng 100m2, bạn cần đầu tư số vốn ban đầu khoảng 200 triệu đồng. Các chi phí bạn cần tính đến khi mở cửa hàng văn phòng phẩm:

- Chi phí thuê mặt bằng: Diện tích khoảng 30-50m2 đủ không gian cho bạn trưng bày cũng như có kho chứa đồ.

- Vốn đầu tư cho nguồn hàng: khoảng 100 triệu đủ cho bạn nhập được số lượng văn phòng phẩm lớn. 

- Chi phí cho các giá trưng bày: quầy kệ, tủ kính, đèn, giá, … cũng cần được liệt kê để lên con số cụ thể.

- Đầu tư các trang thiết bị như máy photocopy, máy in hóa đơn, máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng.

- Chi phí thuê nhân viên, chi phí quản lý cửa hàng.

Số vốn nhiều hay ít không phụ thuộc vào việc bạn kinh doanh có thành công hay không. Do đó, nếu bạn có nguồn vốn ít thì hãy tính toán cân đối các khoản đầu tư của mình. Nhập hàng với số lượng vừa đủ, không cần quá nhiều nhưng phải đa dạng, phong phú các chủng loại mặt hàng. Như vậy, bạn sẽ quay vòng vốn nhanh hơn.

4. Lựa chọn địa điểm

Nếu có ý định kinh doanh những sản phẩm thiên về dụng cụ học tập, sách vở, quà tặng, … thì nên ưu tiên những địa điểm gần trường học. Đặc biệt, diện tích và cách bày trí của cửa hàng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng quyết định khách hàng mục tiêu có đến cửa hàng hay không. Một mặt bằng với ưu thế về diện tích cùng cách bài trí màu sắc tươi sáng, gọn gàng, ngăn nắp sẽ khiến khách hàng bị thu hút ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Còn khi bạn định kinh doanh những sản phẩm thiên về văn phòng thì vị trí không hẳn là yếu tố quan trọng nhất nữa. Tất nhiên, một vị trí đẹp gần những văn phòng hay công ty là một điểm cộng. Tuy nhiên với những khách hàng mục tiêu này, bạn thường phải giao hàng trực tiếp với số lượng lớn nên chất lượng và giá cả là yếu tố hấp dẫn chứ không phải là mặt bằng hay cách bày trí.

5. Tuyển dụng nhân sự 

Nếu bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô nhỏ, chỉ cần tuyển 1 đến 2 nhân viên chia ca làm việc, sau này có thể tuyển thêm nhân viên tùy theo sự phát triển của cửa hàng. Cần có những con người chuyên nghiệp, ý thức và biết suy nghĩ lo lắng cho cửa hàng của bạn. Ví dụ: tác phong luôn vui vẻ với khách hàng, biết chăm sóc, sắp xếp các mặt hàng khoa học, biết lắng nghe, …

6. Trang bị công cụ quản lý 

Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm hiệu quả giúp bạn giảm thiểu thời gian và công sức kiểm kê hàng hóa mà khách hàng lại cảm thấy họ được phục vụ cực kì chuyên nghiệp. Nhất là khi cửa hàng có trang bị phần mềm quản lý bán hàng, máy in mã vạch hay máy in hóa đơn. Đây là khoản đầu tư thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian tính tiền, kiểm kho, giảm thất thoát và nắm bắt tình hình kinh doanh sát sao.

Phần mềm bán hàng cho phép ghi nhận đầy đủ các thông tin hàng hóa về tên gọi, mã hiệu, mã vạch, nhà sản xuất và chi tiết từng đặc tính của mặt hàng. Từ đó, chủ cửa hàng chỉ cần nhập một mã hàng là có thể quản lý tất cả những mặt hàng giống nhau về tính chất, thương hiệu, hay chủng loại....

Các đơn vị tính của từng mặt hàng có thể được tính quy đổi theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như bút thì có thế có tạo ra nhiều đơn vị tính như thùng, hộp, chiếc... vở thì có thể là quyển, tập, thùng...Tất cả các thuộc tính đó được phần mềm cập nhật, sao lưu, tính toán tự động một cách chính xác và nhanh chóng nhất. 

Trên đây là tổng hợp kinh nghiệm cho người có ý định mở cửa hàng văn phòng phẩm. Tùy theo khả năng tài chính, bản lĩnh và tư duy kinh doanh, bạn có thể chọn quy mô cửa hàng phù hợp nhất với mình.

Chúc bạn thành công!