Làm thế nào để QUẢN LÝ HAO HỤT và CHỐNG THẤT THOÁT cho cửa hàng?

Đối với chủ cửa hàng, việc quản lý hàng tồn kho cũng "đau đầu" không kém bài toán tăng doanh thu. Nếu quản lý không tốt, tỉ lệ hao hụt và thất thoát hàng hóa ở mức cao cũng là nguyên nhân dẫn tới việc giảm lợi nhuận. Đã có không ít chủ cửa hàng phải "bó tay" trước bài toán làm thế nào để quản lý tốt hao hụt và chống thất thoát. Trong bài viết này, phan mem quan ly ban hang sẽ cùng bạn phân tích những nguyên nhân dẫn tới hao hụt và tìm ra giải pháp tốt nhất để chống lại điều này.

Thử tưởng tượng, mỗi tháng, 2 tháng hay 6 tháng, cửa hàng của bạn lại tiến hành kiểm kê một lần. Việc này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa trong thực tế có khớp với số lượng trong sổ sách hay không. Sau đó, số lượng có thể là âm hoặc dương. Là chủ cửa hàng, bạn sẽ làm gì tiếp theo nếu con số chênh lệch khá lớn?

Bắt nhân viên phải đền bù? Sa thải nhân viên? Hay bỏ qua tất cả trong tâm trạng hoang mang vì không biết nguyên nhân từ đâu?

Chắc chắn rằng cả ba giải pháp trên đều chẳng giúp bạn giải quyết được cốt lõi vấn đề. Trước khi tìm lời giải, trước hết hãy cùng điểm ra các nguyên nhân dẫn tới việc thất thoát hàng hóa.

Do lỗi quy trình: Được hiểu lỗi phát sinh trong quá trình nhập hàng, xuất hàng hay chuyển hàng từ kho ra cửa hàng hay chuyển hàng giữa các chi nhánh.
Do sai thông tin với nhà cung cấp: Trong quá trình nhập hàng, có thể do giấy tờ/hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với hàng thực tế nhưng khi kiểm hàng nhân viên không phát hiện ra.
Do mất cắp nội bộ: Thất thoát từ việc nhân viên của cửa hàng thiếu trung thực trong quá trình bán hàng.
Do mất cắp từ bên ngoài: Do trộm đột nhập từ bên ngoài cửa hàng hay từ chính khách hàng

Giải pháp giảm tỷ lệ thất thoát

#1 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH

Từ việc xác định được 4 nguyên nhân trên chúng ta sẽ dần tìm được giải pháp triệt để để giảm tỉ lệ thất thoát hàng hóa. Trước hết ở nguyên nhân do quy trình bị lỗi, giải pháp là hoàn thiện quy trình quản lý bán hàng. Kiểm soát tốt các khâu từ nhập hàng, kiểm hàng, xuất hàng đến chuyển hàng. Ở mỗi khâu nên bố trí thêm nhân viên kiểm tra lại để hạn chế các sai sót. 

#2 QUẢN LÝ BẰNG CÔNG NGHỆ

Thay vì quản lý bằng sổ sách truyền thống, hãy áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý của mình. Một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như hạn chế được những lỗi đến từ con người như việc quên nhập hàng chẳng hạn. Quản lý bằng phần mềm sẽ giúp bạn biết chính xác sự thay đổi về hàng hóa hàng ngày, thay vì hàng tháng thậm chí hàng năm bạn mới có thể tiến hành việc kiểm kê. Với phần mềm quản lý, bạn có thể thực hiện kiểm kê bất cứ lúc nào, với bất cứ loại hàng nào, và mọi thông số sẽ được lưu trong lịch sử để bạn dễ dàng truy cứu lại khi cần.

Ngoài ra, để chống việc mất trộm, bạn có thể lắp camera trong cửa hàng. Việc đầu tư một lần sẽ tốn khoản chi phí tương đối, nhưng về lâu dài giải pháp này sẽ tránh cho bạn nhiều thất thoát từ nhân viên và từ các tên trộm bên ngoài. 

#3 THẤU HIỂU NHÂN VIÊN

Dù bạn có công cụ quản lý tốt đến đâu, nếu nhân viên của bạn không trung thực thì họ vẫn tìm ra cách "lách luật". Bởi vậy trong bộ giải pháp chống thất thoát cho cửa hàng, giải pháp về con người được đánh giá là triệt để nhất nhưng khó thực hiện nhất. Để có được những nhân viên hết lòng vì công việc, là một chủ cửa hàng, bạn cũng cần hiểu tâm lý nhân viên và có những động viên đúng lúc khi họ làm tốt. Hãy khen ngợi và thưởng cho những nhân viên có ý tưởng để quản lý hao hụt. Hãy là một người chủ công tâm, hiểu biết và gần gũi. Hãy cho thấy rằng nhân viên luôn được đánh giá cao ở năng lực, sự trung thực và nỗ lực làm việc. 

#4 XÂY DỰNG VĂN HÓA CỬA HÀNG

Một cửa hàng thì có cần văn hóa riêng? Câu trả lời luôn là RẤT CẦN THIẾT. Tại sao ư?  Văn hóa cửa hàng được hiểu là những tiêu chí cơ bản nhất trong ứng xử cho mỗi cá nhân. Một bộ văn hóa riêng cho cửa hàng là kim chỉ nam cho mọi hành động, ứng xử, hành vi và cách suy nghĩ của các cá nhân. Hãy đưa vào đó tiêu chí về sự trung thực. Đó sẽ là nền tảng để phát triển cửa hàng của bạn, giúp cho việc chống thất thoát trở thành mối quan tâm chung của tất cả các thành viên chứ không chỉ của riêng mình bạn.

KiotViet hy vọng rằng sau bài viết này bạn sẽ tìm được lời giải cho bài toán chống thất thoát phù hợp với cửa hàng của mình.