Kinh nghiệm QUẢN LÝ CỬA HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM

Văn phòng phẩm là một mặt hàng không kén người dùng, nhu cầu tiêu thụ loại hàng này luôn ở mức khá cao, đây dường như là một lựa chọn khá phù hợp cho những người mong muốn khởi nghiệp. Mọi thứ có vẻ dễ dàng và thuận lợi là thế, nhưng để quản lý cửa hàng văn phòng phẩm hiệu quả thì lại là vấn đề khác cần giải quyết.

Bất kể cửa hàng văn phòng phẩm của bạn thuộc quy mô nào đều cần có phương thức quản lý phù hợp. Từ việc sắp xếp đến theo dõi xuất nhập tồn, tuyển dụng và đào tạo đến việc sử dụng các phần mềm quản lý, tất cả đều phải theo một chuẩn mực cụ thể.

1. Sắp xếp văn phòng phẩm hợp lý, khoa học

Số lượng mặt hàng tại các cửa hàng văn phòng phẩm rất nhiều, kích thước khá nhỏ, một loại sản phẩm sở hữu các kiểu dáng và thương hiệu khác nhau,… Chính vì thế, nếu không sắp xếp cửa hàng hợp lí, khoa học, cửa hàng của bạn sẽ trông khá bừa bộn, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và chọn lựa của khách hàng.

Phân chia, sắp xếp hàng hóa theo loại, theo gian, theo dãy, từ trên xuống dưới,… là những cách sẽ khiến cửa hàng của bạn trông thật gọn gàng và sáng sủa. Các cửa hàng với quy mô vừa và lớn có thể bổ sung thêm bảng tên hàng hóa ở mỗi dãy, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn được món đồ mình mong muốn mà không phải đi lại nhiều vòng.

2. Thường xuyên theo dõi xuất nhập tồn

Không chỉ phía ngoài cửa hàng, bên trong kho cũng phải được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp. Mỗi lần xuất nhập kho, con số của mỗi mặt hàng có thể lên đến hàng trăm, hàng ngàn đơn vị. Do đó, việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên quá tải, chủ cửa hàng văn phòng phẩm chỉ có thể ước lượng chứ hầu như không thể nắm được số lượng chính xác từng mặt hàng.

Quản lý tồn kho lại càng khó hơn, trong quá trình buôn bán, ít nhiều sẽ xảy ra sai sót về số liệu. Việc sai số sẽ khiến chủ cửa hàng không quản lý được chính xác số tồn, dẫn đến hết hàng không kiểm soát, hao tổn hàng hóa, thất thoát hàng hóa, mất mát cũng từ đó mà gia tăng. Cần phải có giải pháp cụ thể để hạn chế các tình trạng trên, thường xuyên theo dõi xuất nhập tồn để nắm tình hình.

Phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ hữu ích để các chủ cửa hàng cân nhắc. Tích hợp tính năng mà người quản lý cần có là phân nhóm và quản lý hàng trăm đầu sách theo thể loại, tác giả, đối tượng… Cập nhật liên tục thông tin các đầu sách mới nhập về, sách đang bán chạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng. Nắm bắt toàn bộ quy trình nhập hàng, kiểm kho giúp bạn đưa ra quyết định chính xác, bổ sung hàng hóa kịp thời. Việc kiểm soát, quản lý hàng hóa, theo dõi doanh thu cửa hàng sẽ không còn là điều phải lo lắng.

3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Việc quản lý cửa hàng văn phòng phẩm có thể chiếm hầu hết thời gian của bạn, hãy thuê thêm nhân viên giúp trông coi cửa hàng. Tinh tiền, trông khách, tư vấn khách hàng, quản lý,… sẽ xảy ra sai sót nếu bạn chỉ làm một mình. Thuê nhân viên sẽ khiến chi phí phát sinh, nhưng lại hạn chế được những rủi ro và thất thoát xảy đến trong quá trình buôn bán.

Đào tạo nhân viên để họ nắm bắt được quy trình và cách sắp xếp cửa hàng văn phòng phẩm của bạn. có những quy định cụ thể về thái độ và cách phục vụ khách hàng. Văn phòng phẩm tuy chỉ là một mặt hàng nhỏ lẻ, nhưng sự tinh tế trong việc tư vấn và làm hài lòng khách hàng cũng sẽ khiến bạn có được nguồn khách hàng đáng kể.

Mặt hàng văn phòng phẩm đã khá quen thuộc với người tiêu dùng, nhưng trong thời buổi hiện đại, muốn cạnh tranh và phát triển đòi hỏi các chủ cửa hàng phải có chiến lược rõ ràng và kinh nghiệm thực tiễn. Hãy áp dụng các công cụ quản lý tiện ích nhằm tiết kiệm thời gian từ 3h/ngày và giảm 30% chi phí để quản lý chặt chẽ cửa hàng.

KiotViet chúc bạn kinh doanh thành công.