5 cách QUẢN LÝ HÀNG HÓA cửa hàng thời trang MÙA GIẢM GIÁ

Vào những dịp giao mùa, các cửa hàng thời trang thi nhau xả hàng tồn kho bằng các chương trình giảm giá, khuyến mại khủng. Đây cũng là thời điểm có lượng khách hàng tăng cao, phát sinh nhiều vấn đề như an ninh không kiểm soát nổi, hiện tượng khách bị mất cắp trong cửa hàng, nhân viên quá tải dẫn đến nhầm lẫn, sai sót,...  Đây thực sự là một bài toán khó cho các chủ cửa hàng. 5 cách quản lý hàng hóa dưới đây chính là gợi ý dành cho bạn.

1. Lắp camera theo dõi

Với cửa hàng thời trang dù có diện tích lớn hay nhỏ cũng nên lắp đặt camera theo dõi, đặc biệt ở những góc khuất, ở các vị trí thu ngân, tủ gửi đồ của khách, khu vực để xe, kho hàng. Bạn có thể dễ dàng quan sát hoạt động kinh doanh cửa hàng ở bất cứ nơi đâu. Hiện nay còn có loại camera tích hợp tích năng theo dõi ngay trên điện thoại, rất thuận tiện cho chủ cửa hàng.

Thực tế đã có rất nhiều trường hợp mất cắp hàng hóa, mất đồ cá nhân của khách, mất giày dép ở khu vực cửa, hay mất xe, xảy ra tại các cửa hàng thời trang. Trong những ngày khuyến mại, bạn nên trực camera trong suốt giờ mở cửa hàng, đặc biệt giờ cao điểm đông khách, quan sát kĩ tất cả các vị trí, để kịp thời phát hiện hoặc kiểm tra lại được những trường hợp gian lận, ngăn chặn và có biện pháp xử lý phù hợp.

2. Sử dụng chip từ chống trộm

Chip từ chống trộm được gắn trực tiếp lên quần áo, chỉ khi nhân viên thu ngân thanh toán cho khách hàng thì mới tiến hành tháo chip ra. Các trường hợp gian lận lấy quần áo ra khỏi cửa hàng mà chưa được tháo chip, khi đi qua cổng từ an ninh sẽ phát tín hiệu báo động. Đây là cách làm hiệu quả đang được các cửa hàng thời trang ưa chuộng và áp dụng rộng rãi.

Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp khi khách hàng hỏi đến, quần áo được xuất kho nhưng nhân viên quên gắn chip, hoặc chủ quan nghĩ rằng khách hỏi thì sẽ lấy luôn và mặc nhiên bỏ qua. Như vậy nhân viên sẽ rất khó kiểm soát được hàng hóa khi người ra người vào nhốn nháo, cùng lúc phải tư vấn, phục vụ cho nhiều khách hàng, mất cắp rất dễ xảy ra.

3. Quy định bán hàng cho nhân viên

Thực tế có rất nhiều chủ cửa hàng khi thuê nhân viên chỉ đưa ra một vài quy định trao đổi chung chung bằng cách nói miệng. Điều này sẽ dẫn đến việc quản lý lỏng lẻo, nhân viên bán hàng làm việc có nhiều sai sót và có thể gian lận.

Bạn cần đưa ra chính sách và quy định bằng văn bản rõ ràng, gắn liền trực tiếp với quyền lợi của nhân viên. Như vậy sẽ giảm được vi phạm quy trình làm việc, ví dụ như không lập hóa đơn cho khách hàng, nhập hàng từ nhà cung cấp hay xuất hàng từ kho không thống kê số liệu,... gây ảnh hưởng đến việc quản lý hàng hóa. Trong các trường hợp gian lận hay cố tình vi phạm sẽ có hình thức xử phạt tương ứng.

Trước khi chạy chương trình khuyến mại, chủ cửa hàng cần thắt chặt quy định hơn nữa, bởi trong những ngày đông khách, rất nhiều vấn đề phát sinh xảy ra. Nếu nhân viên không tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định, sẽ dẫn đến nhầm lẫn sai sót, phục vụ khách hàng không kịp thời và chu đáo, không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn làm mất hình ảnh của cửa hàng.

Đặc biệt, yêu cầu nhân viên khi bán hàng phải lập hóa đơn, điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng kiểm soát được hàng hóa mà còn tránh được nhầm lẫn với khách hàng. Hóa đơn là bằng chứng tốt nhất trong trường hợp xảy ra sai sót, giúp đối chiếu lại những mặt hàng đã mua và bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. Đồng thời, lập hóa đơn rõ ràng thì nhân viên bán hàng không thể gian lận được. Bên cạnh đó, các hoạt động xuất kho, nhập kho, luân chuyển hàng hóa giữa các kho cũng cần phải nhập số liệu lên hệ thống theo đúng quy trình, đảm bảo chính xác. Dựa trên sự thay đổi hàng hóa ở kho mà chủ cửa hàng có kế hoạch điều chỉnh và cập nhật chương trình khuyến mại cho phù hợp.

4. Thuê thêm nhân viên

Bạn nên tính đến phương án này bởi khi khách hàng ùn ùn kéo đến, với số lượng nhân viên như thường ngày sẽ gặp khó khăn vì công việc quá tải. Cần ít nhất thêm người phụ trách dắt xe, sắp xếp xe; nhân viên trông coi chung cửa hàng, tư vấn cho khách; nhân viên thanh toán, nhân viên kiểm hàng, lấy hàng từ kho.... Khi tung ra các chương trình khuyến mại, không chỉ thu hút được khách hàng thân quen mà còn lôi kéo được một lượng lớn khách hàng mới, nếu bạn phục vụ không tốt, không làm hài lòng họ thì tỉ lệ quay lại mua hàng là rất thấp.

5. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Với việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, hàng hóa được sắp xếp theo danh mục, nhân viên bán hàng có thể nắm bắt được số liệu chi tiết của từng loại sản phẩm theo màu sắc, kích thước, chất liệu, từ đó có thể kiểm tra nhanh chóng và tư vấn kịp thời cho khách hàng số lượng hàng đang còn, hàng đã hết.

Ngoài ra, tính năng quản lý hàng hóa bằng mã số giúp hạn chế tối đa thất thoát sản phẩm, hỗ trợ tính hóa đơn nhanh chóng. Cách ghi chép thủ công truyền thống dễ gây ra nhầm lẫn về giá, tính toán số liệu, và mất thời gian trong khâu thanh toán. Các bước cơ bản như kiểm tra hàng, giao hàng, ghi sổ sách (hoặc nhập số liệu), nhận thanh toán,... ngốn không dưới 10 phút khi thanh toán cho một khách hàng. Khi có sự hỗ trợ của phần mềm, các thao tác sẽ được chuẩn hóa và rút gọn hơn, số liệu đã có sẵn trên máy, việc tính toán cũng chính xác hơn, tiết kiệm được thời gian.

Bên cạnh đó, các thao tác giao dịch bán hàng, nhận trả hàng từ khách cũng được hệ thống tự động thay đổi tồn kho tại thời điểm phát sinh, giúp bạn dễ dàng theo dõi được tình hình kinh doanh của cửa hàng, từ đó điều chỉnh kế hoạch nhập hàng hay xả hàng cho phù hợp.

Đặc biệt, trong mùa xả hàng, phần mềm hỗ trợ dễ dàng tạo ra nhiều chương trình khuyến mại, giảm giá cùng lúc mà không lo quản lý chồng chéo, thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa bán ra.